Immobilien CRM Kosten: Was Bauträger 2026 wirklich einplanen müssen
Die Frage nach den Kosten eines Immobilien CRM lässt sich nicht pauschal beantworten, weil die Preismodelle je nach Anbieter völlig unterschiedlich aufgebaut sind. Für Bauträger ist das besonders relevant, weil die Kosten direkt in die Vertriebskalkulation eines Projekts einfließen. Dieser Artikel ordnet die gängigen Modelle ein und zeigt, worauf Sie bei einem Angebot genau achten sollten.
Die drei gängigen Preismodelle
Am Markt haben sich im Wesentlichen drei Abrechnungsmodelle etabliert: pro Nutzer und Monat, pro verwaltetem Objekt beziehungsweise Einheit und Jahr, oder als Pauschale unabhängig von Projektgröße. Jedes Modell hat Vor- und Nachteile, je nachdem wie Ihr Vertrieb organisiert ist.
Nutzerbasierte Modelle eignen sich für Unternehmen mit kleinem, stabilem Team. Sobald aber externe Makler oder saisonale Vertriebsmitarbeiter eingebunden werden, steigen die Kosten schnell, weil jeder zusätzliche Zugang abgerechnet wird.
Kosten pro Einheit statt pro Nutzer
Ein Modell, das sich speziell für Neubauprojekte bewährt hat, ist die Abrechnung pro Einheit und Jahr. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Mitarbeiter oder Maklerpartner Zugriff auf das System haben, sondern wie viele Wohnungen oder Häuser im Projekt verwaltet werden.
Prompto bietet dieses Modell mit 35 EUR pro Einheit und Jahr für das Marketing-Paket und 75 EUR pro Einheit und Jahr für das Paket mit Vertrieb und Marketing an. Für ein Projekt mit 60 Einheiten ergibt sich daraus eine klar kalkulierbare Jahressumme, unabhängig davon, wie viele Personen im Projekt mitarbeiten.
Versteckte Kosten, die oft übersehen werden
Neben dem Grundpreis gibt es Kostenpunkte, die in Angeboten leicht untergehen. Dazu zählen Einrichtungsgebühren, Kosten für Datenimport aus Altsystemen, Schulungen und Aufpreise für zusätzliche Projekte oder Module wie digitale Signatur.
Fragen Sie Anbieter explizit nach der Gesamtsumme für das erste Jahr inklusive aller Einmalkosten, nicht nur nach dem monatlichen Grundpreis. Nur so lassen sich Angebote wirklich vergleichen.
Wie sich die Kosten durch Leadqualität relativieren
Ein CRM allein verkauft keine Wohnungen. Entscheidend ist, wie gut das System mit Leadquellen zusammenarbeitet. Wenn Leads aus Marktplätzen oder der eigenen Website automatisch in die richtige Projektpipeline einsortiert werden, sinkt der manuelle Aufwand im Vertriebsteam erheblich.
Rechnen Sie die CRM-Kosten deshalb nicht isoliert, sondern im Verhältnis zur eingesparten Vertriebszeit und zur Reservierungsquote. Ein etwas teureres System, das Leads strukturiert zuordnet, kann sich schnell rechnen.
Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
Viele Anbieter verlangen Mindestlaufzeiten von einem Jahr oder länger. Für ein einzelnes Projekt mit begrenzter Vertriebsdauer kann das unpassend sein, wenn das Projekt bereits nach sechs Monaten vollständig verkauft ist.
Prüfen Sie, ob der Anbieter projektbezogene Laufzeiten anbietet oder ob Sie für ungenutzte Monate trotzdem zahlen. Eine Einführungsphase ohne Grundgebühr, wie sie beispielsweise bei der Prompto Marktplatz-Lösung in den ersten drei Monaten gilt, reduziert das Risiko bei neuen Projekten zusätzlich.
Kostenvergleich in der Praxis
Für eine realistische Einschätzung lohnt sich eine einfache Rechnung: Grundpreis pro Jahr geteilt durch die Anzahl der Einheiten ergibt die Kosten pro verkaufter Wohnung. Diese Kennzahl lässt sich direkt mit anderen Vertriebskosten wie Maklerprovisionen oder Marketingbudget vergleichen.
- Grundpreis pro Jahr ermitteln, inklusive aller Pakete
- Durch Anzahl der Einheiten im Projekt teilen
- Mit erwarteten Vertriebskosten pro Einheit vergleichen
- Einmalkosten für Setup und Schulung separat einrechnen
Häufige Fragen
Was kostet ein Immobilien CRM pro Monat?
Nutzerbasierte Modelle starten oft bei rund 50 bis 150 EUR pro Nutzer und Monat. Modelle pro Einheit, wie bei Prompto mit 35 bis 75 EUR pro Einheit und Jahr, sind für Neubauprojekte oft planbarer.
Gibt es CRM-Lösungen ohne Grundgebühr?
Manche Marktplatzmodelle verzichten in den ersten Monaten auf eine Lizenzgebühr und berechnen stattdessen nur qualifizierte Leads, was den Einstieg risikoärmer macht.
Sind Einrichtungskosten üblich?
Ja, viele Anbieter berechnen eine einmalige Setup-Gebühr. Es lohnt sich, danach explizit zu fragen und sie in den Gesamtvergleich einzurechnen.
Lohnt sich ein CRM für ein einzelnes Projekt?
Auch für ein einzelnes Projekt kann sich ein CRM lohnen, wenn es die Reservierungsabwicklung vereinfacht und Doppelvergaben verhindert. Achten Sie dabei auf projektbezogene statt starre Jahreslaufzeiten.